Nebenkostenabrechnung

Nebenkostenabrechnung: Was Mieter wissen müssen

Die Nebenkostenabrechnung – auch Betriebskostenabrechnung genannt – ist die Abrechnung aller umlagefähigen Kosten, die zusätzlich zur Grundmiete (Kaltmiete) gezahlt werden müssen. Sie betrifft Millionen Mieter in Deutschland jährlich und ist eine häufige Quelle für Unsicherheit und Streit. In diesem Artikel erfährst du, was drinstehen darf, wie du die Abrechnung prüfst, welche Fristen gelten und welche Rechte du als Mieter hast.

Was sind Nebenkosten?

Nebenkosten sind alle laufenden Kosten, die durch den Gebrauch der Mietsache entstehen und die der Vermieter laut Mietvertrag auf den Mieter umlegen darf (§ 556 BGB). Häufige Begriffe dafür sind auch „zweite Miete“ oder „Betriebskosten“.

Typische umlagefähige Nebenkosten (gemäß Betriebskostenverordnung – BetrKV):

  • Grundsteuer
  • Wasserversorgung & Entwässerung
  • Heizkosten & Warmwasser
  • Müllabfuhr
  • Hausmeisterkosten
  • Gebäudeversicherung
  • Treppenhausreinigung
  • Gartenpflege
  • Beleuchtung der Gemeinschaftsflächen
  • Aufzugskosten

Insgesamt sind laut BetrKV 17 Kostenarten umlagefähig. Kosten, die nicht ausdrücklich vereinbart wurden, dürfen nicht abgerechnet werden.

Was darf nicht in der Nebenkostenabrechnung stehen?

  • Verwaltungskosten (z. B. Gehälter der Hausverwaltung)
  • Instandhaltung und Reparaturen (z. B. Rohrbruch, Heizungserneuerung)
  • Bankgebühren oder Mahnkosten
  • Anschaffungskosten (z. B. neue Mülltonnen, neue Waschmaschine)
  • Gebühren für Leerstände

Diese Kosten trägt der Vermieter selbst und darf sie nicht an den Mieter weitergeben (§ 1 BetrKV).

Wie muss die Abrechnung aussehen?

Die Abrechnung muss verständlich, nachvollziehbar und formal korrekt sein. Folgende Mindestangaben sind erforderlich (BGH, VIII ZR 371/04):

  • Abrechnungszeitraum (max. 12 Monate)
  • Gesamtkosten je Kostenart
  • Verteilungsschlüssel (z. B. nach m², Personen, Verbrauch)
  • Dein Anteil als Mieter
  • Abzug der Vorauszahlungen
  • Ergebnis: Nachzahlung oder Guthaben

Der Abrechnungszeitraum muss immer genau 12 Monate betragen – z. B. vom 01.01.2024 bis 31.12.2024.

Welche Fristen gelten?

Die Abrechnung muss dir spätestens 12 Monate nach Ende des Abrechnungszeitraums vorliegen (§ 556 Abs. 3 BGB). Beispiel: Für das Jahr 2024 also spätestens bis 31.12.2025.

  • Nach Ablauf dieser Frist darf der Vermieter keine Nachzahlung mehr verlangen.
  • Ein Guthaben des Mieters muss jedoch auch nach Fristablauf erstattet werden.

Wie prüfe ich die Nebenkostenabrechnung?

  1. Stimmt der Zeitraum? (genau 12 Monate?)
  2. Sind nur erlaubte Kosten enthalten?
  3. Stimmt der Umlageschlüssel mit dem Mietvertrag überein?
  4. Wurden deine Vorauszahlungen korrekt abgezogen?
  5. Vergleich mit Vorjahr: Gibt es ungewöhnliche Abweichungen?

Du hast das Recht auf Einsichtnahme in die Originalbelege und Abrechnungsunterlagen (§ 259 BGB). Der Vermieter muss dir Kopien jedoch nur bereitstellen, wenn du sie nicht persönlich prüfen kannst oder sehr weit entfernt wohnst (BGH, VIII ZR 118/19).

Was tun bei Fehlern?

Wenn du Fehler vermutest, solltest du dem Vermieter schriftlich widersprechen. Dafür hast du 12 Monate nach Zugang der Abrechnung Zeit (§ 556 Abs. 3 Satz 5 BGB). Typische Fehler sind z. B.:

  • falsche Quadratmeterangaben
  • nicht umlagefähige Kosten
  • Vergleichsfehler bei der Heizkostenverteilung
  • vergessene Vorauszahlungen

In Streitfällen kann eine Beratung durch den Mieterverein oder ein Fachanwalt hilfreich sein.

Fazit

Die Nebenkostenabrechnung ist kein Selbstbedienungsladen. Mieter sollten ihre Rechte kennen und jede Abrechnung sorgfältig prüfen. Wer strukturiert vorgeht und bei Unklarheiten nachfragt oder Widerspruch einlegt, kann unrechtmäßige Nachzahlungen vermeiden und gegebenenfalls sogar Geld zurückfordern.

Rechtliche Grundlagen: § 556 BGB, § 259 BGB, Betriebskostenverordnung (BetrKV), BGH VIII ZR 371/04